プライバシーポリシー

個人情報保護方針について

当社は、全国に広がる「ネットワーク」とサービスの「品質」に基づき、お客様よりいただく「信頼」の獲得を事業展開の根幹とし、総合的な物流サービスを提供してまいりました。その一環として、お客様の個人情報、お客様からお預かりした個人情報の適切な保護に取り組んでおります。そのために、下記の通り基本方針を宣言し、個人情報の保護に関する法律（2005年4月1日施行）、JIS規格（JIS Q 15001）に準拠して定めた個人情報保護マネジメントシステムの実施、維持ならびに継続的な改善を行います。

1.個人情報の利用

当社は、取扱いの委託を受けたものを含むお客様の個人情報について、利用目的を明確にし、その目的達成のために必要な範囲内で、個人情報の取得、利用及び提供を行い、目的外利用を行わないための措置を講じます。

2.個人情報の正確性・安全性の確保

当社は、取扱う個人情報の正確性および安全性を確保するため、別途定める安全管理に関する規程に基づき、個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止のために、継続的に見直しを行い、適宜是正します。

3.法令等の遵守

当社は、個人情報の保護に関して適用される法令および行政機関や関連業界団体が定めた規範、ガイドライン等を遵守します。

4.個人情報保護に関する管理体制

当社は、個人情報管理責任者を設置し、個人情報の保護に関する社内体制の整備、全社的な教育啓蒙活動、見直し、改善に継続的に取り組んでまいります。

5.個人情報に関するお問い合わせ

個人情報（開示等）に関する苦情・相談につきましては、下記お問い合わせにて受け付けています。

【苦情・相談に関するお問い合わせ先】
お問い合わせ先の名称：お客様相談窓口担当
住所：〒105-0004 東京都港区新橋1丁目18番16号
電話：03-6206-1440（平日9:00～17:00）

制定日：2020年10月1日
最終改定日：2021年2月1日
ヒガシオフィスサービス株式会社
代表取締役社長　角野　公史

個人情報に関する公表事項

ヒガシオフィスサービス株式会社は、「個人情報の保護に関する法律」及びJIS Q 15001(個人情報保護マネジメントシステム－要求事項)に基づき、以下の事項を公表いたします。

1.個人情報取扱事業者

名称：ヒガシオフィスサービス株式会社
住所：東京都港区新橋１丁目１８番１６号
代表者名：角野公史

2.個人情報管理責任者

吉村学

3.個人情報の利用目的の特定について

当社は、個人情報を取扱うに当たって、その利用目的をできる限り特定します。

4.個人情報の利用目的

従業員情報（※）：人事労務管理、福利厚生、安全品質管理、業務連絡のため
採用応募者情報（※）：採用時選考および連絡のため
得意先・業務委託先情報（※）：契約の履行、請求及び支払業務、業務上の諸連絡のため
お問い合わせ等の情報（※）：お問い合わせ内容等への対応のため
受託情報：引越業務、オフィス移転業務及びこれに付帯する業務遂行のため
退職者情報：在職中における給与・健康情報の記録管理、および社会保険等の各種資格喪失者の記録管理のため

＜注＞（※）が付された個人情報は、保有個人データ

5.保有個人データの利用目的

上記「４．個人情報の利用目的」参照

6.個人情報の第三者提供

当社は、ご本人様より取得させていただいた個人情報を適切に管理し、あらかじめご本人様の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、次に掲げる場合は除きます。

法令に基づく場合
人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

7.保有個人データ又は当該第三者提供記録の開示等の求めに応じる手続き

当社では、保有個人データ又は当該第三者提供記録のご本人様またはその代理人様から、利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供停止の請求及び第三者提供記録の開示に対応いたします。

ご本人様による請求

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開示対象個人情報の開示等請求書
○ご本人様確認のための書類: 住民票原本（必須）および運転免許証（写）、健康保険証（写）、パスポート（写）の内、いずれか一つ
○請求先: 〒105-0004
東京都港区新橋１丁目18番16号
ヒガシオフィスサービス株式会社　お客様相談窓口担当宛

代理人様による請求

開示等を請求される方が、未成年者または成年被後見人の法定代理人、もしくは開示等請求についてご本人様が委任した代理人様である場合は、所定の用紙「開示対象個人情報の開示等請求書」に加えて、下記の書類を同封してください。

○委任状（注）
○ご本人様確認のための書類: 住民票原本（必須）および運転免許証（写）、健康保険証（写）、パスポート（写）の内、いずれか一つ
○代理人様確認のための書類: 住民票原本（必須）および運転免許証（写）、健康保険証（写）、パスポート（写）の内、いずれか一つ; （注）請求する方が「未成年者の親権者」または「成年被後見人の法定代理人」の場合は委任状に以下の資料を同封してください。

開示等の請求の手数料およびその徴収方法

利用目的の通知と開示については、１回の請求ごとに800円分の郵便切手を同封してください。内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供停止の請求については手数料はかかりません。

開示等の請求に対する回答の方法

「開示対象個人情報の開示等請求書」に記入していただいたご住所宛に、書面にて回答いたします。

開示等の請求に関して取得した個人情報の利用目的

開示等の請求に関して取得した個人情報は、開示等の請求に必要な範囲内でのみ取扱います。提出していただいた書類は、開示等の請求に対する回答終了後、3ヵ月間保存し、その後廃棄いたします。

保有個人データの非開示について

次に定める場合は非開示とさせていただきます。なお、非開示の場合につきましても所定の手数料をいただきます。

ご本人様または代理人様が確認できない場合
「開示対象個人情報の開示等請求書」の記入内容に不備があった場合
開示等の請求対象が、保有個人データに該当しない場合
ご本人様または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
法令に違反することになる場合

8.苦情・相談の申し出先

申し出先の名称：お客様相談窓口担当
住所：〒105-0004 東京都港区新橋１丁目18番16号
電話：03-6206-1440（平日9:00～17:00）

9.認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先

一般財団法人日本情報経済社会推進協会
認定個人情報保護団体事務局
住所：〒106-0032　東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
電話：03-5860-7565／0120-700-779

10.保有個人データの安全管理のために講じている措置

基本方針の策定

個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しております。

個人データの取扱いに係る規律の整備

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定しております。

組織的安全管理措置

個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しております。
個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しております。

人的安全管理措置

個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
個人データについての秘密保持に関して従業者と契約を締結しております。

物理的安全管理措置

個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しております。
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しております。

技術的安全管理措置

アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しております。
個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しております。

外的環境の把握